ソフトウェア開発者であるシステムエンジニアやプログラマーは多忙です。
残業も多く、現場によっては月80時間を超える場合もあります。
多忙な職種でありますが仕事の進め方を少し工夫するだけで無駄な時間を減らし残業時間の削減に貢献できます。
システムエンジニアの仕事の中には多くの「無駄」があります。
今回はそんな「無駄」な作業を無くすことで仕事効率を劇的に良くするコツを3選ご紹介致します。
目次
ランチャーツールを使う
良く見るフォルダやネット上のサイトをランチャーツールへ登録すれば今まで手動でクリックしていた作業が効率良くなります。
仕様書や検証結果が置かれたフォルダや開発サイトなど閲覧する機会が多くあります。見たい情報をフォルダやブックマークから毎回探すのは時間がかかります。良く見る情報は予めランチャーツールへ登録することで、見たい情報をワンクリックで見ることができます。
また探すという行為は非常に仕事のテンポを悪くします。ランチャーツールを活用することで探す作業がなくなるためテンポ良く仕事ができます。
私が愛用しているランチャーツールを２つご紹介します。
bluewind
閲覧したいフォルダやサイトのキーワードを入力するだけで閲覧できるランチャーです。
予めフォルダのパスと実行するためのキーワードを登録するだけで使用できます。
なおキーワードの検索補完機能があるため、万が一登録したキーワードを忘れてしまった場合でも目的のキーワードへ辿りつくことができます。
ダウンロードサイト
CLaunch
キーワードではなくアイコンから実行できるランチャーです。
bluewindはキーワードから実行しますが、こちらは登録したアイコンをクリックすることで実行できます。登録したキーワードを良く忘れる方はこちら推奨します。
ダウンロードサイト
朝のメールチェックを改善する
出社後のメールチェックを改善する方法を3つご紹介します。
メールを仕分ける
Outlookなどのメールツールは受信メールを要件毎に仕分けることができるため本文を見る前にどんな要件であるか考えることなく判断でき、本文の読むスピードが向上します。
例えば「プロジェクトA」からのメールを仕分けたい場合は、タイトルや本文から「プロジェクトA」と仕分けルール決めたフォルダを作成します。するとルールに従ってメールが仕分けられますので、該当するフォルダの受信数を見るだけで「プロジェクトA」関連のメール件数を確認することができます。
これによりメールの本文を見る前から頭の思考を要件に合わすことができるためメールの読むスピードが向上しメールを早く捌くことができます。
仕分けルールの具体的な手順は以下の公式サイトにわかりやすく説明されています。
メールの自動振り分けルールを設定する
返信の必要有無を判断するコツ
メールの「宛先」「タイトル」「本文の数行」から返信する必要があるか判断できます。
「宛先」からTo宛で自分が指定されている場合は返信する必要があります。「タイトル」や「本文の数行」から自分の責務内であるか確認し、返信する必要があるか判断できます。
確認するポイントとして「自分だけが知っている情報を求めているか」といった観点で読むことで必要有無を判断できます。
例えば自身が「プロジェクトAのSチーム」に所属している場合、タイトルや本文よりSチームに関する問い合わせであれば返信する必要があります。Sチーム以外のチームの問い合わせであれば関係ありませんので返信する必要がありません。また、複数の宛先を指定されている場合で自分以外でも回答できる場合は返信する必要はありません。
なおたまに独り言や感想のようなメールを送る人がいますが、こちらも返信する必要はありません。返信してしまうと次のアクションがない無駄なやりとりをする可能性があるためできるだけそのようなメールは返信しないことをオススメします。
このように返信有無の判断をすることで無駄な時間を減らすことができます。
返信するタイミングは全てのメールを既読にした後
返信するタイミングは未読メールを全て既読にしてからです。
さらに自身が回答するメールはフラグ設定を利用することをお勧めします。
話が進んでいる関連メールが何件も受信されていることがよくあるため、すでに話が終わっているメールに対して誤って返信してしまう可能性があります。そのため「返信する必要有無を判断するコツ」で説明したように予め全てのメールに目を通し、自身の返信が必要なメールだけフラグ設定をします。
フラグ設定をするとフラグリストとして確認することができるので、後でリストから優先度の高いメール順に返信すれば良いです。
Outlookのフラグ設定については以下のサイトを参考にしてください。
フラグを設定するには
無駄なコミュニケーションを減らす
無駄なコミュニケーションを減らす方法を2つご紹介します。
打ち合わせ・会議に出席しない
議事録で十分理解できる打ち合わせや会議は参加しないようにしましょう。
実際に案内された側は打ち合わせに参加しても発言する事がない(発言しなくても問題ない)場合が多いです。これは案内する側の心境として「関係ありそうだからとりあえず案内を送って任意で参加してもらおう」といった考えだからです。業務プロセス上、自分が出席しないと仕事が進まないといった打ち合わせ以外は全て断り、後で議事録を送ってもらいましょう。
この方法は大変効果的です。
１つの打ち合わせは短くても1時間なので、毎日１つ参加しないようにするだけで1ヶ月あたり20時間も削減可能です。
電話を取らない
電話は取らないようにしましょう。
電話だけでやりとりすると必ず「言った言ってない」論争がはじまります。そのため電話した後にエビデンスとしてメールを送ることになります。メールだけで解決できるのであれば電話なんかする必要ありませんよね。
また急な電話は割り込みとなり仕事のテンポをかなり悪くします。
電話ではなくメールやSkype、Slackといったコミュニケーションツールを使ってやりとりをしましょう。
終わりに
今すぐできるシステムエンジニアの仕事効率を上げるコツ3選ご紹介しました。無駄な時間の削減以外にも、自身の仕事のテンポを良くする効果があります。
ぜひ実践してみてください。
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